BSO Majest, HDO Majest en Majest Global (hierna “Majest”) volgt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit is de Europese verordening die geldt voor alle lidstaten van de Europese Unie. Deze wet geeft regels voor het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens.

De AVG beschermt de persoonsgegevens van ouders/verzorgers en kinderen.

Verwerking gegevens

Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegeven die worden verwerkt:

Ouders/verzorgers

• Voornaam, tussenvoegsel, achternaam
• Geboortedatum
• Geslacht
• Adres
• Telefoonnummers (zowel privé als werk en het mobiele nummer)
• Noodnummers en adresgegevens van familie/vrienden/kennissen
• E-mailadres
• BSN (voor de belastingdienst)
• Bankgegevens (voor facturering en automatische incasso)

Kinderen

• Voornaam, tussenvoegsel, achternaam
• Geboortedatum
• Geslacht
• BSN-nummer
• Soort opvang en de dagdelen waarvoor opvang plaatsvindt of gewenst is
• Eventuele bijzonderheden, zoals allergie, medicijnen of eventuele bijzonderheden m.b.t. de ontwikkeling en/of het gedrag
• Observatiegegevens m.b.t. de vaardigheden, bekwaamheden en ontwikkeling van het kind
• Gegevens huisarts en tandarts
• De school van het kind

Medewerkers Majest

• Voornaam, tussenvoegsel, achternaam
• Geboortedatum
• Geslacht
• Adres
• BSN-nummer
• Kopie paspoort of identiteitsbewijs
• Telefoonnummers
• Bankgegevens
• E-mailadres
• Noodnummers en adresgegevens van familie/vrienden/kennissen
• aarbeidsovereenkomst

Doel

Majest verzamelt en verwerkt de hierboven onder “Ouders/Verzorgers” en “kinderen” vermelde gegevens voor de naleving van de overeenkomsten met de ouders en de wettelijke verplichtingen.

Wij gebruiken deze gegevens niet anders dan waarvoor dit is afgesproken.

Wij vragen ouders/verzorgers de gegevens in te vullen op het inschrijfformulier wanneer zij een kindplaats bij ons aanvragen. Het verwerken van deze gegevens is nodig voor:

• de totstandkoming van de plaatsingsovereenkomst;
• de facturatie;
• het bijhouden van gegevens die van belang zijn voor de opvang, verzorging, begeleiding en ontwikkeling van het kind;
• het voldoen aan onze wettelijke verplichtingen waaronder het doorgeven van uw persoons- en contractgegevens aan de Belastingdienst en de gemeente van de vestigingsplaats;
• het verzenden van onze nieuwsbrief of op een andere manier gericht informeren met betrekking tot de opvang bij Majest;
• de uitvoering van toetsing en inspectie: bijvoorbeeld de GGD-inspectie of de accountant.

Majest verzamelt en verwerkt de hierboven onder “Medewerkers Majest” vermelde gegevens voor de naleving van de overeenkomst met de medewerker en de wettelijke verplichtingen. Wij vragen de medewerker zijn/haar gegevens aan ons door te geven bij de sollicitatie of indiensttreding. Wij gebruiken deze gegevens niet anders dan waarvoor dit is afgesproken. Het verwerken van deze gegevens is nodig voor:

• de totstandkoming van de arbeidsovereenkomst;
• de salarisbetaling;
• de totstandkoming van de nodige verzekeringen;
• het nakomen van onze verplichtingen in geval van ziekte.
• Noodsituaties waarbij het nodig is de medewerker(s) te bereiken

Opslag en verwerking gegevens

De persoonsgegevens genoemd onder “Ouders/verzorgers” en “Kinderen” worden door ons opgeslagen en verwerkt in administratie software (zoals NioKids en Exact). Voor de nieuwsbrieven slaan wij naam en e-mailadres op in een mailingsprogramma. De gegevens van de kinderen met betrekking tot de gezondheid (allergieën, dieet etc.) verwerken wij niet in een programma. Deze gegevens worden wel gedeeld met de medewerkers van Majest om de zorg en gezondheid van de kinderen te waarborgen.

Om ouders/verzorgers een kijkje te geven in de dagelijkse activiteiten kunnen wij foto’s maken van de kinderen bij Majest. Deze foto’s plaatsen wij op de Facebook-pagina van Majest. Dit doen wij alleen met de uitdrukkelijke toestemming van de ouders/verzorgers van het kind.

De persoonsgegevens genoemd onder “Medewerkers Majest” worden door ons opgeslagen en verwerkt in administratie software. Daarnaast worden de gegevens door ons aan partijen als de loonadministrateur, verzekeraar, Legalloyd, Niokids, mailingsprogramma of de Belastingdienst verstrekt voor zover dat nodig is om onze overeenkomst met de medewerker na te komen of aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen.

Voor het opslaan van bestanden als verslagen en notities kunnen wij Dropbox gebruiken.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen dan waar wij een verwerkersovereenkomst mee hebben afgesloten. In deze overeenkomsten maken wij afspraken over de beveiliging van de persoonsgegevens. De door uw verstrekte gegevens zullen wij niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.

Gegevens op de groep

De basisgegevens (kindkaarten) van het kind worden in het kantoor in een ordner bewaard met als doel de ouders te kunnen informeren bij ziekte en overige zaken. Met toestemming van de ouders wordt in een afgesloten lade medische gegevens van het kind bewaard in het geval van bijvoorbeeld een allergie, dieet of ziekte.

Inzien, corrigeren of vernietigen gegevens

Ouders/verzorgers en medewerkers hebben het recht hun persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast hebben zij recht om hun eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van hun persoonsgegevens. Tevens hebben zij het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat er een verzoek ingediend kan worden om de persoonsgegevens die wij van u hebben in een computerbestand naar u of een ander te sturen.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door uzelf is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen.

Beveiliging van gegevens digitaal

De bescherming van uw privacy is belangrijk voor u en voor ons. Gegevensverwerking gebeurt voornamelijk digitaal. De programma’s waar Majest mee werkt zijn hiervoor voldoende beveiligd. Wij hanteren een gebruikersnaam en wachtwoord beleid op al onze systemen.

We maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten. Wij testen en evalueren regelmatig onze maatregelen en onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Schriftelijke documentatie wordt opgeborgen in ordners in kasten op kantoor.

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben wij bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• alle medewerkers van Majest die kennis kunnen nemen van persoonsgegevens hebben een geheimhoudingsplicht;
• al onze systemen zijn beveiligd met een gebruikersnaam en wachtwoord;
• documenten met persoonsgegevens mogen niet onbeheerd worden achtergelaten op het bureau of bij de printer;
• bij het verlaten van de werkplek moet de computer worden vergrendeld.

Voor bewerkers die in opdracht van Majest diensten uitvoeren zijn verwerkersovereenkomsten afgesloten.

Beveiliging van gegevens op de groep

Majest neemt de nodige maatregelen om te zorgen dat de medewerkers zorgvuldig met gegevens van de kinderen omgaan.

Gegevens worden opgeborgen op kantoor van de leidinggevende in ordners in een kast. Dit kantoor wordt afgesloten bij afwezigheid. Alleen de allergiegegevens van de kinderen worden in de keuken bewaard in een ordner in een afsluitbare kast.

Geautoriseerde Medewerkers

Bij Majest zijn vier personen geautoriseerd voor toegang tot alle persoonsgegevens van ouders/verzorgers en kinderen, de drie eigenaren en de stafmedewerker.

Voor alle medewerkers van Majest zijn alleen die persoonsgegevens toegankelijk die nodig zijn voor de verzorging van de kinderen.

De gegevens van de medewerkers van Majest zijn alleen toegankelijk voor de eigenaar en de stafmedewerker.

Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van kinderen onder de 16 jaar als daarvoor toestemming is gegeven door de ouder of verzorger van het kind.

Bewaartermijn

Na beëindiging van de plaatsingsovereenkomst worden de persoonsgegevens van “Ouders/verzorgers” en “Kinderen” niet langer dan noodzakelijk en uiterlijk twee jaar bewaard. Om onze verplichtingen richting de Belastingdienst na te komen bewaren wij contracten 7 jaar.

Na een sollicitatie bewaren wij de sollicitatiebrief en cv maximaal twee maanden, tenzij de sollicitant expliciet toestemming heeft gegeven de gegevens langer te bewaren. De gegevens genoemd onder “Medewerkers Majest” worden niet langer dan noodzakelijk en tot maximaal twee jaar na beëindiging van de arbeidsovereenkomst bewaard. De gegevens die wij moeten verwerken om onze verplichtingen richting de Belastingdienst na te komen worden tot 7 jaar na beëindiging van de arbeidsovereenkomst bewaard.

Data-lekken

Een datalek is een beveiligingsincident waarbij persoonsgegevens gelekt zijn. Van een datalek is bijvoorbeeld sprake wanneer een USB-stick met persoonsgegevens is kwijtgeraakt, een laptop met persoonsgegevens is gestolen of een hacker heeft ingebroken in persoonsgegevens). Wij hanteren een formeel vastgelegd proces voor het afhandelen van beveiligingsincidenten.

Wanneer er sprake is van een datalek bij Majest dan zullen wij dit melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Ook zullen wij de betrokkenen hiervan op de hoogte stellen en het Stappenplan bij datalekken van het AVG-programma in gang zetten.

Vragen en klachten

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop wij omgaan met uw gegevens, dan kunt u ons uw vraag stellen via administratie@majest.nl. Dit mailadres kunt u ook gebruiken als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens.

Wij willen u er daarnaast op wijzen dat u ook de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijziging privacy beleid

Dit privacy beleid kan op enig moment worden gewijzigd. Het actuele privacy beleid kunt u steeds op via administratie@majest.nl opvragen. Dit beleid is op 24 september 2018 voor het laatst gewijzigd.